Laut Statistischem Bundesamt wird der Aufwand für Aufbewahrungspflichten mit durchschnittlich etwa 6.400 Euro pro Unternehmen beziffert. Eine Möglichkeit zur Begrenzung der Kosten bietet die Digitalisierung und anschließende Vernichtung der „analogen“ Belege. Doch den gesetzlichen Anforderungen ist nicht leicht gerecht zu werden.
Heute erfolgt die digitale Archivierung von Papierbelegen in der Regel mittels Scannern. Ins elektronische Archiv gehören dabei nicht nur originär elektronische Dokumente (E-Rechnungen, E-Mail etc.), sondern auch im Laufe des Geschäftsprozesses digitalisierte Unterlagen.
Schutzbedarfsanalyse
Vor der Digitalisierung ist jedoch eine Schutzbedarfsanalyse durchzuführen. Da in einem Unternehmen eine Vielzahl von zum Teil aufbewahrungspflichtigen Dokumenten anfallen, gilt es zunächst, die für den Verfahrensprozess relevanten Dokumente zu definieren und von den nicht betroffenen zu separieren. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, welche Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden können und welche trotz Digitalisierung weiterhin aufzubewahren sind. So müssen Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse (Handels- und Steuerrecht) sowie Unterlagen im Zusammenhang mit Zollanmeldungen (Steuerrecht) prinzipiell im Original aufbewahrt werden. Das gilt auch für bestimmte Dokumente mit Urkundencharakter, z. B. für Notarverträge und für Dokumente, deren besondere Beschaffenheit (Papierstruktur, Wasserzeichen o. ä.) beim Digitalisierungsvorgang beschädigt werden oder verloren gehen könnte.
Organisation der Verfahrensdokumentation
Bei der Organisation der Verfahrensdokumentation spielt u. a. der Digitalisierungszeitpunkt eine Rolle, der zwar prinzipiell frei wählbar ist, bei dem aber sichergestellt werden muss, dass auch bei einer späten Digitalisierung das Dokument dem Original entspricht. Grundsätzlich muss bei der Nachbearbeitung und Archivierung darauf geachtet werden, dass Aufzeichnungen, Buchungen und sonstige (digitale) Belege nicht in einer Weise verändert werden dürfen, die dazu führt, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden nach dem Scannen Änderungen an dem Beleg vorgenommen, so ist der aktualisierte Beleg erneut digital zu erfassen. Auch müssen das Archivsystem und das benutzte Speicherungsformat gewährleisten, dass das Digitalisat – so wird das Endprodukt der Umwandlung eines Papierdokuments in eine Bilddatei genannt – während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar ist. Beim Digitalisierungsprozess selbst ist u. a. sicherzustellen, dass farbige Elemente mit einer speziellen Bedeutung, wie etwa ein roter Minuswert, auch als solcher erkennbar bleibt. Generell jedoch ist die farbige Erfassung nicht notwendig. Und: Grundsätzlich darf die Vernichtung von Papierbelegen nach der Digitalisierung auf keinen Fall zu einer Beeinträchtigung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung bzw. Aufzeichnungen führen.
(Steuerberaterkammer Niedersachsen / Viola C. Didier)
