Soziale Nachhaltigkeit – (Arbeits)rechtliche Herausforderungen

Rechtsrahmen nach der CSRD

Die CSRD ist das zentrale Regelwerk zur verpflichtenden Nachhaltigkeitsberichterstattung. Die Umsetzung der EU-Richtlinie in deutsches Recht soll bis Juli 2024 erfolgen und wird die Anzahl der Unternehmen, die zu einer nichtfinanziellen Berichterstattung verpflichtet sind in den nächsten Jahren deutlich erhöhen. Die CSRD gilt für Geschäftsjahre ab dem 01.01.2024 für kapitalmarktorientierte Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, ab dem 01.01.2025 für alle anderen bilanzrechtlich großen Unternehmen und ab dem 01.01.2026 für kapitalmarkorientierte kleine und mittlere Unternehmen.

Unternehmen, die nicht unter den Anwendungsbereich der CSRD fallen, werden sich im Eigeninteresse an den regulatorischen Vorgaben orientieren und freiwillig über ESG-Maßnahmen berichten. Die CSRD wird die bislang geltenden Vorgaben zur nichtfinanziellen Berichterstattung deutlich erweitern. Unternehmen, die (noch) nicht von der CSRD erfasst werden, werden soziale Nachhaltigkeitsaktivitäten freiwillig veröffentlich, um keine Wettbewerbsnachteile zu erleiden. Ziel der CSRD ist es insbesondere, die Qualität und Vergleichbarkeit nichtfinanzieller Informationen zu verbessern und die Entscheidungsfindung von Stakeholdern zu stärken.

Berichtsinhalte nach ESRS – Doppelte Wesentlichkeitsanalyse

Die nach der CSRD zu berichtenden Themen werden in den „European Sustainability Reporting Standards“ (ESRS) jeweils für die drei ESG-Bereiche Umwelt, Soziales und Unternehmensführung präzisiert. Die Berichterstattung bezieht sich nach den ESRS nur auf ESG-Themen, die als „wesentlich“ bewertet werden. ESG-Themen sind wesentlich, wenn sie sich auf die wesentlichen tatsächlichen oder potenziellen, positiven oder negativen Auswirkungen des Unternehmens auf Menschen oder Umwelt beziehen. Finanziell ist ein Nachhaltigkeitsaspekt wesentlich, wenn durch ihn Risiken oder Chancen entstehen, die einen wesentlichen Einfluss auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben oder wenn ein solcher Einfluss zu erwarten ist. Sobald ESG-Themen aus einer der beiden Perspektiven als wesentlich bewertet werden, sind diese in die Berichterstattung aufzunehmen. Der Prozess der Bestimmung der Wesentlichkeit erfolgt stärker nach quantitativen Kennzahlen als nach der bisherigen Richtlinie über nichtfinanzielle Berichterstattung (NFRD).

Zur Darstellung von Kennzahlen haben Unternehmen bereits bei der Analyse der Wesentlichkeit einen aufwändigen Prozess zu etablieren. Die eigentliche Wesentlichkeitsanalyse kann erst erfolgen, wenn die erforderlichen Daten zusammengetragen wurden. Dafür sind im Unternehmen unterschiedliche Bereiche, Abteilungen, ggf. auch aus verbundenen Unternehmen, aber auch Externe, wie bspw. Geschäftspartner, Kunden oder Investoren zu involvieren. Die Dokumentation dieses Prozesses ist von entscheidender Bedeutung, da der Prozess nach ESRS 2 IRO-1 offenzulegen ist. Unternehmen müssen nachvollziehbar berichten, wie die Auswirkungen, Risiken und Chancen des Unternehmens identifiziert wurden und wie die Bewertung ihrer Wesentlichkeit erfolgte.

Die Datensammlung und Auswertung wird in den meisten Organisationen den Einsatz von Softwarelösungen erforderlich machen. Insbesondere im Bereich der Berichterstattung über Sozialthemen wird zu prüfen sein, inwieweit die Einführung und Anwendung entsprechender Datenerfassungs- und Analysetools der Mitbestimmung des Betriebsrats unterliegt. In den ohnehin zeit- und ressourcenintensiven Prozess der Wesentlichkeitsanalyse müssten Unternehmen gegebenenfalls die Verhandlung entsprechender Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat einplanen. Des Weiteren erhöhen datenschutzrechtliche Vorgaben die Komplexität einer ESRS-konformen Wesentlichkeitsanalyse. Unternehmen sind nicht zuletzt aus rechtlichen Gründen gut beraten, den Prozess der sozialen Nachhaltigkeitsberichterstattung rechtzeitig im Vorfeld der nach CSRD verpflichtenden Berichterstattung aufzusetzen.

Angaben zur eigenen Belegschaft – ESRS S1

Kernstück der sozialen Nachhaltigkeitsberichterstattung ist die Rubrik „Eigene Belegschaft“ (ESRS S1). Zur Eigenen Belegschaft zählen Personen, die bei dem Unternehmen in einem Angestelltenverhältnis stehen sowie „nicht angestellte Beschäftigte“. Letzterer Begriff findet im nationalen Arbeitsrecht keine Entsprechung. Es ist davon auszugehen, dass darunter in jedem Fall freie Mitarbeiter und nach AÜG überlassene Mitarbeiter zu fassen sind. Vor diesem Hintergrund werden rechtskonform aufgesetzte Prozesse zur Fremdpersonalsteuerung nun auch aus ESG-Gesichtspunkten an Bedeutung gewinnen. An dieser Stelle sind die Übergänge zu Arbeitskräften in der Wertschöpfungskette fließend, die unter die Berichtstandards nach ESRS S2 fallen und damit anderen Berichtstandards unterliegen, als dies bei der Eigenen Belegschaft der Fall ist. Betrachtet man die nach ESRS S1.AR.62 aufgeführten Beispiele für „nichtangestellte Beschäftigte“, ist die Einordnung in die nach nationalem Recht definierten Beschäftigungsformen allerdings nicht eindeutig. So zählen zu „nichtangestellten Beschäftigten“ beispielsweise Auftragnehmer, die vom Unternehmen mit Arbeiten beauftragt werden, die anderenfalls von einem Beschäftigten ausgeführt würden oder Auftragnehmer, die vom Unternehmen beauftragt werden, die Arbeiten/Dienstleistungen direkt am Arbeitsplatz eines Kunden erbringen. Der Kreis der Personen, die unter die Kategorie „Eigene Belegschaft“ fallen, dürfte folglich über eigene Arbeitnehmer, freie Mitarbeiter und Leiharbeitnehmer hinausgehen. Die Analyse und Darstellung sozialer Nachhaltigkeitsthemen sind daher wesentlich von der ESRS-konformen Einordnung der relevanten Personengruppen abhängig.  

Die themenspezifischen Berichtsvorgaben zur Eigenen Belegschaft nach ESRS S1 zählen zu den umfangreichsten Berichtskomplexen innerhalb der ESRS. Dazu zählen insbesondere die Themen Arbeitsbedingungen, Gleichbehandlung und Chancengleichheit und sonstige arbeitsbezogene Rechte. Es folgt eine weitere Untergliederung in Unterthemen wie Arbeitszeit, angemessene Entlohnung, Existenz von Betriebsräten, Tarifverhandlungen, einschließlich der Quote der durch Tarifverträge abgedeckten Arbeitskräfte, Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, Beschäftigung und Inklusion von Schwerbehinderten uvm. Bei sämtlichen Berichtsthemen ist neben einer tatsächlichen Bestandsaufnahme eine (arbeits)rechtliche due diligence erforderlich. Den sozialen Teil des Nachhaltigkeitsberichts werden Unternehmen im Eigeninteresse so dargestellt sehen wollen, dass die zu berichteten Maßnahmen (mindestens) im Einklang mit geltendem Arbeitsrecht sind. Dies kann im Vorfeld der Berichterstattung Anpassungen erforderlich machen, um arbeitsrechtlichen Standards gerecht zu werden. Darüber hinaus werden Unternehmen Maßnahmen identifizieren, die gesetzlich nicht zwingend sind, sich dennoch, nicht zuletzt wegen der Berichtspflichten im sozialen Bereich und entsprechender Erwartungen der Stakeholder, zum Standardprogramm nachhaltiger Unternehmensführung entwickeln, wie bspw. Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die erstmalige Etablierung oder Optimierung solcher Maßnahmen sind wiederum arbeitsrechtlich wie auch unter Berücksichtigung der einschlägigen ESG-Regulatorik zu begleiten.

Unabhängig von Berichtspflichten zur effektiven Durchsetzung von sozialen Nachhaltigkeitsmaßnahmen wird die Vergütung von ESG-Zielen ein entscheidender Baustein sozial nachhaltiger Unternehmensführung werden. Die Formulierung von ESG-Zielen im Bereich Soziales ist bislang noch nicht weit verbreitet, wird sich aber analog der zunehmenden Bedeutung von S-Themen aus ESG in Zielvereinbarungen etablieren. Eine entsprechende Incentivierung ist wiederum eine Maßnahme, sich im Nachhaltigkeitsbericht darstellen lässt und den Nachhaltigkeitsbericht im Bereich Soziales abrundet.

Sanktionen

Unterbliebene, unvollständige oder falsche Angaben bei der sozialen Nachhaltigkeitsberichterstattung können Unternehmen und Management bereits aufgrund der handelsrechtlichen Straf- und Bußgeldvorschriften beeinträchtigen. Daneben drohen zivilrechtliche, wettbewerbsrechtliche oder strafrechtliche Folgen wegen „Socialwashings“. Nicht weniger einschneidend sind daran anknüpfende Reputationsschäden.

Fazit

Unternehmen sind kurz- und mittelfristig verpflichtet, Arbeitsbedingungen der eigenen Belegschaft offenzulegen. Um ESG-wettbewerbsfähig zu bleiben sind erforderliche Optimierungen rechtzeitig unter Beachtung der arbeitsrechtlichen Anforderungen zu prüfen. Dies erfordert eine Bestandsaufnahme der berichtsrelevanten Arbeitsbedingungen. Im nächsten Schritt ist zu analysieren, ob und wie die Berichtserstattung zu erfolgen hat. Darauf aufbauend sind gebotene arbeitsrechtliche Änderungen zur Optimierung der Berichterstattung und zur Vermeidung von „Socialwashing“ zu identifizieren.