Jährlich werden Millionen von Dienstreisen durchgeführt – mit erheblichen Kosten. Immerhin: Der Fiskus beteiligt sich an den Aufwendungen. Die korrekte Einordnung und die steuerliche Bewertung von Reisekosten ist jedoch ein kompliziertes Konstrukt, das aber reichlich Sparpotenzial beinhaltet.
Insgesamt zählen zu den steuerbegünstigten Reisekosten die Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und sonstige Reisekosten, die durch die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit eines Arbeitnehmers oder Unternehmers entstehen. Ob der Arbeitgeber die Reisekosten erstattet oder der reisende Arbeitnehmer bzw. Unternehmer diese als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung steuermindernd geltend macht – in jedem Fall sind detaillierte Belege beizubringen. Ausschlaggebend dafür, ob steuerlich entweder die Entfernungspauschale oder Reisekosten abgerechnet werden dürfen, ist die „erste Tätigkeitsstätte“.
Fahrtkosten: Entfernungspauschale oder Reisekosten?
Entscheidend für die Abzugsfähigkeit ist die Frage, ob es sich um Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte handelt oder möglicherweise zu weiteren Arbeitsorten. Für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann lediglich die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer für den einfachen Weg zur Arbeit geltend gemacht werden. Bei Fahrten zu weiteren Tätigkeitsstätten können hingegen die tatsächlichen Aufwendungen, also in der Regel Hin- und Rückfahrt, für das genutzte Beförderungsmittel oder pauschalierte Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz angesetzt werden. Diese betragen je gefahrenem Kilometer 0,30 Euro für PKW bzw. 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge.
Problem: Sonderfälle
Es gibt zahlreiche Arbeitnehmer, für die zwar keine bestimmte Tätigkeitsstätte vorliegt, die aber dennoch dauerhaft arbeitstäglich zu einem definierten Ort fahren müssen. Dazu zählen u. a. Bus- oder LKW-Fahrer, die ihr Fahrzeug an einer bestimmten Stelle, die in aller Regel der Arbeitgeber festgelegt hat, in Empfang nehmen. Für sie gilt dieser Übergabeort, wie etwa ein Busbahn- oder Betriebshof, dann als erste Tätigkeitsstätte. Für die Abrechnung der Fahrtkosten zu diesen Einsatzstätten kommt nur die Entfernungspauschale infrage. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass bei ständig wechselnden Orten die tatsächlichen Fahrtkosten unbeschränkt steuerlich geltend gemacht werden können.
Verpflegungspauschalen
Wer beruflich unterwegs ist, kann in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen. So erhalten Arbeitnehmer bei einer Abwesenheit ab acht Stunden 12 Euro. 24 Euro können für Kalendertage mit 24-stündiger Abwesenheit abgerechnet werden. Für An- und Abreisetage dürfen ohne Mindestabwesenheitsnachweis jeweils 12 Euro in Ansatz gebracht werden.
Übernachtungskosten bei längerer Abwesenheit
Muss ein Arbeitnehmer beruflich auswärts übernachten, sind für eine kurzfristige Tätigkeit die tatsächlichen Kosten voll abzugsfähig. Dabei ist darauf zu achten, dass u. a. wegen der umsatzsteuerlichen Behandlung von Beherbergungsleistungen möglichst getrennte Belege für die reine Übernachtung und sonstige Leistungen, wie etwa Frühstück, ausgestellt werden.
Nicht vergessen: Sonstige Reisekosten
Dazu gehören beispielsweise die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Gesprächspartner. Auch Eintrittsgelder für beruflich veranlasste Veranstaltungen sowie Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren gelten als sonstige Reisekosten.
(Steuerberaterkammer Stuttgart / Viola C. Didier)
