Die Bundesregierung will etwas dagegen unternehmen, dass die Räumlichkeiten zur Aufbewahrung notarieller Unterlagen aus den Nähten platzen. Sie hat dazu einen Gesetzentwurf „zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer“ beim Bundestag eingereicht.
Nach geltendem Recht müssen notarielle Urkunden und andere Notariatsunterlagen zwischen fünf und 100 Jahren, in bestimmten Fällen sogar unbefristet aufbewahrt werden. Jährlich kommen nach Angaben der damit befassten Stellen rund sieben Millionen Urkunden hinzu. Wie die Bundesregierung in der Begründung des Gesetzentwurfs schreibt, stoßen damit sowohl die Notariate als auch die in vielen Fällen für die Aufbewahrung zuständigen Amtsgerichte an die Grenzen ihrer räumlichen Möglichkeiten.
Umstellung auf elektronische Speicherung
Die Bundesregierung will das Problem durch die langfristige Umstellung auf eine elektronische Speicherung solcher Dokumente lösen. Die Datenbank dafür soll von der Bundesnotarkammer eingerichtet und geführt werden. Sie soll die langfristige elektronische Verwahrung von Notariatsunterlagen gewährleisten. Das vorgelegte umfangreiche Gesetzeswerk soll die damit verbundenen Einzelheiten regeln. Der Bundesrat hat in seiner Stellungnahme eine Vielzahl von Änderungen und Ergänzungen vorgeschlagen, denen die Bundesregierung in ihrer Gegenäußerung überwiegend wohlwollend begegnet.
(Dt. Bundestag, hib vom 13.12.2016 / Viola C. Didier)
