Zeitgleich mit der Veröffentlichung der neuen GoBD hatten der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ihre gemeinsame Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen veröffentlicht. Nun beantworten sie die in der Praxis am häufigsten gestellten Fragen dazu in einem gemeinsamen FAQ-Katalog.
Der Katalog bietet unter anderem auch Antworten auf Fragen zur Einführung des sog. Mobilen Scannens und ergänzt damit die Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen vom 29.11.2019. Sie bildet die aktuellen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ab.
Neu in den GoBD: Mobiles Scannen
Die GoBD enthalten in ihrer aktuellen Fassung, die am 28.11.2019 vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht wurde, erstmals Aussagen zum mobilen Scannen. Mit den GoBD fordert die Finanzverwaltung die Einrichtung entsprechender Verfahrensdokumentationen insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente. Sie dient auch der Sicherstellung einer rechtssicheren und geordneten Belegablage.
Musterverfahrensdokumentation als praktische Anleitung
Ziel der vom DStV und der BStBK gemeinsam überarbeiteten Musterverfahrensdokumentation und des nun erstellten FAQ-Katalogs ist eine umfassende Information. Berufsangehörige sollen nicht nur über stationäre Scanverfahren, sondern auch über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation informiert sein. Damit erhalten die Berufsangehörigen eine praktische Anleitung, wie sie Belege dem heutigen Stand der Technik entsprechend z. B. auch mit einem Smartphone rechtssicher fotografieren und in einer Cloud speichern können.
Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation beschreibt dazu u.a. die erforderlichen Verfahrensschritte vom Posteingang über die Belegprüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung der gescannten Dokumente sowie die Anforderungen an die technische Ausstattung. Die Musterverfahrensdokumentation ist ebenso wie der FAQ-Katalog auf der Webseite des DStV in der Rubrik Praxistipps abrufbar.
(DStV, PM vom 24.06.2020 / Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro)
