Das Finanzgericht Münster hat mit Urteil vom 21.11.2025 (6 K 2300/23 L) die Grenzen der Lohnsteuer-Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG präzisiert. Im Kern ging es um die Frage, ob das Finanzamt bei lediglich 16 betroffenen Arbeitnehmern eine pauschale Lohnsteuer-Nachforderung festsetzen durfte. Der Senat verneinte dies und gab dem klagenden Unternehmer recht.
Streit um Gutscheine und Pauschalsteuer
Der Kläger hatte im Jahr 2022 insgesamt 16 Arbeitnehmern monatlich sogenannte „SteuersparCards“ in Form von Gutschein-Codes zugewandt. Zudem erhielten die Mitarbeiter eine „Bank Karte Extrageld“. Die Leistungen wurden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt. Lohnsteuer führte der Arbeitgeber hierfür nicht ab. Im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung qualifizierte das Finanzamt die Zuwendungen als steuerpflichtige Geldleistungen und versagte die Steuerfreiheit für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Die Behörde setzte daraufhin pauschal Lohnsteuer i.H.v. 25% fest.
„Größere Zahl von Fällen“ als zentrale Hürde
Entscheidend war für das FG Münster jedoch nicht die materiell-rechtliche Einordnung der Gutscheine als Geld- oder Sachleistung. Der Senat stellte vielmehr darauf ab, dass bereits die formellen Voraussetzungen für eine Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG nicht vorlagen.
Die Norm erlaubt eine Pauschalbesteuerung, wenn in einer „größeren Zahl von Fällen“ Lohnsteuer nachzuerheben ist. Nach gefestigter Verwaltungsauffassung und herrschender Meinung in Literatur und Rechtsprechung ist eine solche größere Zahl grundsätzlich erst ab mindestens 20 betroffenen Arbeitnehmern anzunehmen. Diese Grenze sah das Gericht auch im Streitfall als maßgeblich an. Mit lediglich 16 einbezogenen Arbeitnehmern sei die Schwelle nicht erreicht. Der Zweck der Vorschrift (die Vermeidung übermäßigen Verwaltungsaufwands in einer Vielzahl gleichgelagerter Fälle) greife hier nicht durch. Bei bis zu 20 Fällen sei eine individuelle Ermittlung der Besteuerungsmerkmale ohne unverhältnismäßigen Aufwand möglich.
Digitalisierung kein Argument für Absenkung
Das Finanzamt hatte argumentiert, angesichts moderner, digitalisierter Lohnabrechnungssysteme bestehe kein relevanter Unterschied zwischen 16 und 20 Fällen. Dieser Einwand überzeugte den Senat nicht. Im Gegenteil: Wenn Digitalisierung den Verwaltungsaufwand reduziere, spreche dies eher für eine Anhebung der Schwelle und nicht für ihre Absenkung.
Ermessensfehler bei weniger als 20 Fällen
Selbst wenn man unter besonderen Umständen eine Pauschalierung unterhalb der 20-Arbeitnehmer-Grenze für möglich hielte, hätte das Finanzamt sein Ermessen ordnungsgemäß ausüben und begründen müssen. Dies war nach Auffassung des Gerichts nicht geschehen. Weder im Nachforderungsbescheid noch in der Einspruchsentscheidung habe die Behörde dargelegt, warum hier ausnahmsweise eine „größere Zahl von Fällen“ anzunehmen sei. Die erst im Klageverfahren nachgeschobenen Erwägungen konnten diesen Ermessensnichtgebrauch nicht heilen. Eine Ermessensreduktion auf null kam mangels Erfüllung der tatbestandlichen Voraussetzungen ebenfalls nicht in Betracht.
Der angefochtene Nachforderungsbescheid wurde daher insoweit aufgehoben, als er auf § 40 Abs. 1 EStG gestützt war. Die entsprechenden Beträge sind zu reduzieren. Nicht betroffen waren hingegen Beträge, die auf § 37b EStG beruhten.
