Die Besonderheit der Kassen-Nachschau: Die Amtsträger/innen prüfen ohne vorherige Ankündigung und außerhalb der Betriebsprüfung, ob der Betrieb seine Kasse ordnungsgemäß führt. Die Finanzverwaltung setzt dabei gezielt auf das Überraschungsmoment, um Manipulationen aufzudecken. Die Prüfung umfasst in Abhängigkeit vom verwendeten Kassensystem auch den ordnungsgemäßen Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. „Die Unternehmen sollten sich daher gut auf den Fall einer Kassen-Nachschau vorbereiten und auch während einer Nachschau bestimmte Faustregeln beachten“, so die Steuerberaterkammer Stuttgart.
Optimale Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
Für den Fall einer Kassen-Nachschau sollten organisatorische Vorbereitungen getroffen und allgemeine Verhaltensregeln für die Angestellten im Betrieb aufgestellt werden. In einer Anweisung an das Personal können Unternehmen festlegen, wer Auskünfte erteilen und Unterlagen herausgeben darf. Es empfiehlt sich zudem, die Situation der Kassen-Nachschau bereits im Vorfeld mit der Steuerberaterin bzw. dem Steuerberater zu besprechen.
Aussagekräftige Verfahrensdokumentation im Vorfeld
Gemeinsam mit Steuerberaterinnen bzw. Steuerberatern sollten Unternehmen überlegen, ob für das Verfahren der ordnungsgemäßen Kassenführung eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation erstellt werden kann. Neben der Beschreibung der betrieblichen Organisation und Abläufe sollte eine Verfahrensdokumentation die Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse enthalten, die es den Prüfer/innen ermöglicht, das Kassensystem zu verstehen und zu prüfen.
Die Verfahrensdokumentation sollte die Zugriffs- und Benutzungsrechte aller Angestellten, Regelungen zum Kassensturz, zur Kassenauszählung, zum Umgang mit Kassenfehlbeträgen sowie zur Führung des Kassenbuchs beinhalten. Auch besondere Vorkommnisse (z. B. Hausbons bei Verzehr durch Angestellte, Diebstahl von Ware oder Programmupdates eines elektronischen Kassensystems) können darin nachvollziehbar dokumentiert werden. Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann die Verfahrensdokumentation dann gemeinsam mit etwaigen weiteren Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitungen der Kasse) vorgezeigt werden. Wichtig ist zudem, dass die – in der Verfahrensdokumentation dargestellte – ordnungsgemäße Kassenführung auch tatsächlich gelebt wird.
Was ist während der Kassen-Nachschau zu beachten?
In der Regel erscheinen die Prüfer/innen des Finanzamts zunächst anonym, um sich einen ersten Eindruck über die Kassenführung und die Nutzung der Kassenaufzeichnungssysteme zu verschaffen. Häufig machen sie auch Testkäufe.
Eine Kassen-Nachschau findet meistens zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten unangekündigt in den Geschäftsräumen des Unternehmens statt. Unternehmer/innen sollten ihre Rechte und Mitwirkungspflichten kennen, alle Organisationsunterlagen der Kasse in den Geschäftsräumen bereithalten und sich kooperativ verhalten. Den Prüferinnen und Prüfern muss Zugang zum Kassensystem gewährt werden. Sie haben umfangreiche Prüfungsrechte und können Auskünfte zu den der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalten verlangen. Die Geschäftsräume dürfen sie hingegen nicht durchsuchen.
