Mittelständler wollen das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung, zeigt eine repräsentative Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 %) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Weitere 8 % planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) bzw. Dokumenten-Management-Systeme (DMS). „Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen“, erklärt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.
Wettbewerbsnachteil der KMU ist hausgemacht
Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 %) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 %. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 % ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 %) auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen. „Im Mittelstand nutzen nur 11 % der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 %“, so Biffar. „Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen wenn es um die digitale Transformation geht.“
Insellösungen dominieren
Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 % eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 % im Vertrieb und 38 % im Einkauf. Aber nur 27 % setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 % in der Logistik und 15 % in der Produktion. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 % der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 %. Im Mittelstand loben 34 % Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 % bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 bzw. 71 %.
Wieso haben Große die Nase vorn?
Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 % der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 %) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 %) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 % der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 % der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 %) ein maßgebliches Wort mitzureden.
Einstiegshürden für Digitalisierung im Mittelstand sinken
Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 % der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 % der Mittelständler auf diese Variante. 44 % nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 % setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 % noch die absolute Ausnahme.
(Bitkom, PM vom 07.09.2017 / Viola C. Didier)
