Die andauernde Covid-19-Pandemie stellt die Interne Revision über alle Branchen hinweg vor besondere Herausforderungen. Aufgrund von Reise- und Kontaktbeschränkungen können Revisionsprüfungen nicht wie gewohnt vor Ort bei dem zu prüfenden Unternehmen durchgeführt werden. WP/StB Ulf Lipske, Head of Internal Audit und Ulrich Vogt, Senior Manager / Prokurist bei der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erklären, wie die virtuelle Interne Revision auch „remote“ effizient durchgeführt werden kann und ob nach der Pandemie „Remote Audits“ weiter zum Prüfungsalltag gehören.
DB: Die Pandemie-Beschränkungen bringen nicht nur zahlreiche neue Herausforderungen mit sich, sondern erhöhen auch die Anforderungen an eine effiziente Prüfung. Welche neuen Risikoszenarien sehen Sie aktuell?
Lipske: Mit Beginn der Pandemie wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, genau wie unsere Mandanten, vor eine neue Herausforderung gestellt: In kurzer Zeit und unter ausschließlicher Anwendung moderner Kommunikationsplattformen musste ein Modus der geregelten Abwicklung von Revisionsprüfungen gefunden werden. Hierbei sehen wir unterdessen nicht nur eine effektive, sondern durch den Wegfall von Rüstzeiten sogar eine effizientere Prüfungsabwicklung.
Neue Risiken aufgrund der Pandemie-Beschränkungen haben wir vor allem auf der Beschaffungs- und Absatzseite wahrgenommen, woraus sich teils neue Herausforderungen an Know-Your-Customer-Prozesse oder das Forderungsmanagement ergeben.
DB: Wie können Prüfungsnachweis und Dokumenteneinsicht erfolgen, wenn die Dokumente nicht direkt im Original eingesehen werden können?
Vogt: Wir beobachten, dass in den vergangenen Jahren, also bereits vor Beginn der Pandemie, eine rapide Digitalisierung im inner- und außerbetrieblichen Austausch von Dokumenten stattgefunden hat. Nur noch in wenigen Fällen ist somit eine Einsichtnahme in Originalunterlagen vor Ort überhaupt noch notwendig. Dies meist in Fällen, in denen die Authentizität eines Dokuments unbedingt sicherzustellen ist. Hier kann etwa ein Videobeweis – also beispielsweise die Präsentation eines Dokuments vor laufender Kamera – oder eine temporäre, postalische Bereitstellung der Dokumente Abhilfe schaffen. Wir sind auch in der Lage, kurzfristig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mitgliedsfirmen der globalen KPMG-Organisation vor Ort eine zeitlich begrenzte Dokumenteneinsicht durchführen zu lassen, ohne dass Reisen durch das Kernteam ins Ausland erfolgen müssen.
DB: Bei Dokumenten mag das ja gut funktionieren, aber kann eine physische Ortsbegehung digital ersetzt werden?
Vogt: Ja, grundsätzlich geht das schon. Man muss sich aber im Vorfeld darüber Gedanken machen, wie viel Prüfungssicherheit in der jeweiligen Prüfungssituation benötigt wird und ob diese Prüfungssicherheit auch durch eine digitale Ortsbegehung erzielt werden kann. Wir sind der Auffassung, dass eine physische Ortsbegehung das Verständnis des Zustands und der Dimensionen einer Produktions- oder Betriebsstätte besser erfüllen kann, als ein Videostream oder Fotobeweis. Dies sollte im Einzelfall geprüft werden. Wir möchten jedoch in Zukunft nicht auf die physische Ortsbegehung bei unseren Auftraggebern verzichten.
DB: Wie wird die persönliche Kommunikation – z. B. das Deuten von Mimik und Körpersprache – im Rahmen eines Video-Gesprächs sichergestellt?
Lipske: Die Wahrnehmung und Interpretation von Körpersprache ist über Videotelefonie nur eingeschränkt möglich und wird vollständig unmöglich, wenn unsere Mandanten im Gespräch, da auf freiwilliger Basis, ihre Kamera nicht anstellen möchten. Unsere Prüfungsmethodik ist zwar darauf ausgelegt, objektive Ergebnisse durch Belegeinsicht, Interviews und die Analyse von Daten zu erzielen, der virtuelle Kontakt über Videotelefonat mit eingeschalteter Kamera hilft hierbei jedoch.
DB: Wie ist Ihre Erfahrung bis jetzt: Haben alle Beteiligten die notwendigen Kenntnisse über und Zugang zu der genutzten Kommunikationssoftware?
Vogt: In der Praxis haben sich seit Beginn der Pandemie wenige Plattformen zum kollaborativen Arbeiten etabliert – das sind zum Beispiel Videotelefonie, Teilen von Bildschirminhalten, Datenaustausch usw. Unsere Mandanten und Mitarbeitenden verstehen sich nach rund einem Jahr des entfernten und virtuellen Arbeitens sehr gut auf den Umgang mit diesen Plattformen.
DB: Wenn man die Hürden genommen hat, damit die virtuelle Interne Revision effizient durchgeführt werden kann, dann haben „Remote Audits“ doch sicher auch Vorteile…
Lipske: So ist es. Wir beobachten diverse positive Effekte der Remote-Tätigkeit. Die Reduzierung von Reisezeiten und Reisekosten ermöglicht es uns, bei unseren Mandanten „die PS schneller auf die Straße“ zu bringen und bei gleichen Kosten effektiv mehr Zeit für die wertschöpfenden Prüfungs- und Beratungsleistungen zur Verfügung zu stellen, als vor Beginn der Pandemie. Weiterhin hat die Pandemie als Katalysator für die Weiterentwicklung unserer Data & Analytics-Fähigkeiten und Kapazitäten gewirkt, die im Kontext des Homeworking ein immer wichtiger werdendes Hilfsmittel in einer Revisionsprüfung werden.
DB: Wie wird die Zukunft der Internen Revision Ihrer Meinung nach aussehen?
Lipske: Wir sind der Auffassung, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Internen Revision auch in Zukunft wieder reisen werden, um auch weiterhin wirksam sein zu können. Darüber hinaus erwarten wir künftig einen Mix aus „Remote Audits“ und konventionellen Vor-Ort-Prüfungen. Dieser Mix wird sich intensiv entlang der Dimensionen Kosten und Nutzen ausrichten, also immer von der Frage geleitet sein, was sich sinnvoll aus der Distanz prüfen lässt und wo eine Prüfung vor Ort erfolgen muss.
Übrigens sehen wir das als ein positives Ergebnis der dynamischen Entwicklung der vergangenen Monate. Mit dieser Perspektive werden wir den Anforderungen unserer Stakeholder noch besser gerecht und nehmen gleichzeitig Rücksicht auf die Work-Life-Balance unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich bei verringerter Reiseaktivität auch beim Recruiting eher für die Interne Revision begeistern lassen. Die Zukunft der Internen Revision ist nicht analog oder digital, sondern liegt in einer hybriden Form, die analoges und digitales Prüfen sinnvoll miteinander verknüpft.
DB: Vielen Dank Ihnen beiden für das Interview!
Das Interview führte Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro
WP/StB Ulf Lipske ist Head of Internal Audit, Ulrich Vogt (CIA, CFE, CRMA, CCSA, PSM I und Prüfer für Interne RevisionssystemeDIIR) ist Senior Manager / Prokurist bei Risk & Compliance Services der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Deutschland. Sie unterstützen Unternehmen bei allen Governance-Fragestellungen, insbesondere aber auch bei der Durchführung von Revisionsprüfungen sowie der Transformation von Revisionsfunktionen in das digitale Zeitalter.
