Habemus causas: Die Arbeitszeiterfassung ist amtlich – und gilt ab sofort!

Pflicht zur Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems – und dessen Nutzung

Gemäß § 3 Abs. 1 ArbSchG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach § 3 Abs. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Wie das BAG in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 nun festgestellt hat, beinhaltet dies die Pflicht, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die gesamte Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden. Denn damit werde – so der 1. Senat – sichergestellt, dass die den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer bezweckenden Regelungen über die Höchstarbeitszeit und die Ruhezeiten eingehalten würden. Das geforderte System darf sich dabei nicht darauf beschränken, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit (einschließlich der Überstunden) lediglich zu „erheben“. Diese Daten müssen vielmehr auch erfasst und somit aufgezeichnet werden. Die Pflicht zur Einführung beschränkt sich zudem nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein solches System zur freigestellten Nutzung zur Verfügung stellt. Vielmehr sind der tatsächliche Gebrauch und die Verwendung zwingend.

Für wen gilt die Zeiterfassungspflicht?

Nach der Entscheidung des BAG besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen und zu verwenden, für alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 1 BetrVG. Von der Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen sind damit leitende Angestellte im Sinne von § 5 Abs. 3 BetrVG, also insbesondere Führungskräfte, die zur selbständigen Einstellung und Entlassung berechtigt sind oder eine auch im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutende Prokura haben. Ausgehend davon, dass es in der Entscheidung des 1. Senats vom 13. September 2022 um das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG ging, war diese Feststellung zwingend. Das Gericht macht jedoch zugleich deutlich, dass auch nach den Feststellungen des EuGH die Pflicht eines Arbeitgebers zur Erfassung der Arbeitszeiten (nur) diejenigen Arbeitnehmer betreffe, für die der nationale Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG von den Vorgaben der Art. 3, 5 und 6 Buchst. b dieser Richtlinie abgewichen sei. Von der Verpflichtung zur Arbeitszeit ausgenommen sind somit alle in § 18 Abs. 1 ArbZG genannten Personengruppen.

Wie ist zu erfassen?

Der EuGH hatte in seiner Entscheidung vom 14. Mai 2019 (C-55/18) festgestellt, dass zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen sei, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden könne. Wie der 1. Senat erfreulicherweise feststellt, besteht damit ein nicht unerheblicher Gestaltungsspielraum für Arbeitgeber, solange vom Gesetzgeber (noch) keine konkretisierenden Regelungen getroffen wurden. Insbesondere muss die Arbeitszeiterfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen. Vielmehr können – je nach Unternehmen und Tätigkeit – auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Zu beachten ist „lediglich“, dass der Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz nicht rein wirtschaftliche Erwägungen untergeordnet werden dürfen. Weiter ist es nach den ausdrücklichen Feststellungen des BAG auch möglich, die Aufzeichnung der Arbeitszeiten an die Arbeitnehmer zu delegieren. Anders als vielfach vertreten, ist die Vertrauensarbeitszeit somit auch weiterhin möglich. Wichtig ist jedoch, dass die Einhaltung – anders als bislang in der Praxis vielfach gehandhabt – sodann auch tatsächlich regelmäßig vom Arbeitgeber kontrolliert wird.

Ab wann gilt die Pflicht zur vollständigen Erfassung?

Der ein oder andere hat das berühmte Zitat von SED-Politbüromitglied Günter Schabowski in der historischen Pressekonferenz vom 9. November 1989 noch in Erinnerung: „Das tritt nach meiner Kenntnis … ist das sofort, unverzüglich.“ Genau dies gilt auch für die Verpflichtung zur Einführung Arbeitszeiterfassungssystems: ab sofort sind Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die gesamte Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.

Was gilt bei Verstößen?

Ein Verstoß gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Form der Nichteinführung eines Arbeitszeiterfassungssystems ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Allerdings kann die zuständige Arbeitsschutzbehörde in diesem Fall eine vollziehbare Anordnung erlassen, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, § 22 Abs. 3 ArbSchG. Verstößt der Arbeitgeber hiergegen, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld i.H.v. bis zu EUR 30.000 geahndet werden kann (§ 25 Abs. 1 Nr. 2a, Abs. 2 ArbSchG).

Initiativrecht des Betriebsrats

Last but not least noch ein Hinweis auf die Feststellung, auf welche die Praxis am 13. September 2022 eigentlich gewartet hatte, die jedoch im Arbeitszeiterfassungstumult unterzugehen droht: Hinsichtlich der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems hat der Betriebsrat weder ein Initiativrecht hinsichtlich des „ob“ noch mit Blick auf eine bestimmte Form der Zeiterfassung. Zwar steht dem Betriebsrat – vorbehaltlich ggf. anderweitiger künftiger Regelungen durch den Gesetzgeber – für die Ausgestaltung des im Betrieb zu verwendenden Arbeitszeiterfassungssystems nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG i.V.m. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein Initiativrecht zu. Aufgrund des Charakters von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG als arbeitsschutzrechtlicher Rahmenvorschrift und der in diesem Zusammenhang bei ihrer Ausfüllung zu beachtenden unionsrechtlichen Vorgaben kann der Betriebsrat sein Initiativrecht allerdings nicht auf eine Zeiterfassung in elektronischer Form oder eine sonstige Form beschränken. Schließlich hat der Arbeitgeber einen Spielraum bei der Form der Arbeitszeiterfassung, bei deren Ausgestaltung die Besonderheiten der jeweils betroffenen Tätigkeitsbereiche der Arbeitnehmer und die Eigenheiten des Unternehmens – insbesondere seine Größe – zu berücksichtigen.

Fazit

Es wird ernst: ab sofort sind Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen, mit dem sämtliche Arbeitszeiten der Arbeitnehmer erfasst werden. Eine Aufzeichnung gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG (= Aufzeichnung der werktäglichen Arbeitszeit von mehr als acht Stunden) ist nicht mehr ausreichend. Im Hinblick auf die Art und Weise der Erfassung haben Unternehmen einen erheblichen Gestaltungsspielraum – gleich, ob Stechuhr, Zeiterfassungs-App, Excel-Liste oder „Stift und Zettel“. Auch eine Delegation auf die Arbeitnehmer ist möglich. Zu beachten ist jedoch, das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats zu wahren. Im Übrigen bleibt nun zu hoffen, dass der deutsche Gesetzgeber den sowohl vom EuGH als auch vom BAG aufgezeigten Gestaltungsspielraum belässt und nicht weitere administrative Hürden für Unternehmen aufstellt – hier ist weniger mehr!