Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE) haben einen gemeinsamen E‑Rechnungsstandard veröffentlicht, der den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen beiden Staaten erheblich vereinfachen soll.
Der Standard ZUGFeRD 2.1/Factur‑X 1.0 ermöglicht den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen untereinander und zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
E‑Rechnungsstandard besteht aus zwei Komponenten
Als hybrides elektronisches Rechnungsformat besteht es aus zwei Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für den Menschen lesbar, die XML-Datei enthält die Rechnungsdaten in strukturierter Form für die maschinelle Verarbeitung. Weitere Informationen sind auf der Internetseite des FeRD zu finden.
Bessere Verbreitung von E-Rechnungen
Um die Verbreitung von elektronischen Rechnungen insbesondere bei kleinen Unternehmen zu unterstützen, steht zudem ein kostenloses Online-Programm zur Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Standard zur Verfügung. Die Rechnungen können anschließend als E-Mail-Anhang verschickt werden.
Zum Hintergrund: Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Erarbeitet hat es das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie. Vereinfacht gesagt ist ZUGFeRD eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und stellt keine Anwendungssoftware dar. Diese Übersetzung bzw. Strukturbeschreibung eines Datensatzes und die damit in Verbindung stehenden Abhängigkeiten müssen Sie in die unternehmenseigene Software implementieren.
Die Einbindung kann z. B. über Standardsoftwaresysteme (d. h. ERP- oder EDI-Systeme) erfolgen oder hauseigene IT-Abteilungen binden ZUGFeRD in ihre Individualsoftware eigenständig ein. Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits. Die Einsatzgebiete dieses hybriden Rechnungsformats sind vielfältig. Sowohl im B2B-, im B2G- und im B2C-Geschäftsverkehr kann ZUGFeRD eingesetzt werden.
Übrigens: Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren sind. Dies gilt auch für E-Rechnungen. Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.
(WPK vom 14.04.2020 / Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro)
