Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28.01.2025 (9 AZR 48/24) entschieden, dass Arbeitgeber die Verpflichtung zur Erteilung von Entgeltabrechnungen gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 Gewerbeordnung (GewO) grundsätzlich auch durch eine digitale Bereitstellung in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach erfüllen können. Dies gilt insbesondere dann, wenn Beschäftigten, die keinen privaten Online-Zugriff haben, eine Einsichtnahme im Betrieb ermöglicht wird.
Papierform versus digitales Postfach
Die Klägerin, eine Verkäuferin in einem Einzelhandelsunternehmen, forderte weiterhin Entgeltabrechnungen in Papierform. Ihr Arbeitgeber hatte die Abrechnungen ab März 2022 ausschließlich elektronisch über ein digitales Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt. Grundlage war eine Konzernbetriebsvereinbarung, die den digitalen Zugriff für alle Beschäftigten vorsah und bei fehlender privater Zugriffsmöglichkeit eine Einsicht im Betrieb ermöglichte.
Das Landesarbeitsgericht gab der Klägerin zunächst Recht und erklärte, dass Entgeltabrechnungen zugangsbedürftige Erklärungen seien. Eine Bereitstellung im digitalen Postfach sei nur dann wirksam, wenn der Arbeitnehmer dieses für den Empfang im Rechts- und Geschäftsverkehr bestimmt habe – was die Klägerin bestritt.
Entscheidung des BAG: Digitale Abrechnung grundsätzlich zulässig
Das BAG hob das Urteil des Landesarbeitsgerichts auf und verwies die Sache zur erneuten Entscheidung zurück. Es stellte klar, dass Arbeitgeber die Textform gemäß § 108 Abs. 1 GewO wahren, wenn sie die Abrechnungen in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Die Abrechnung sei eine sogenannte Holschuld, sodass der Arbeitgeber nicht für den tatsächlichen Zugang beim Arbeitnehmer verantwortlich sei. Es reiche aus, dass die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle abrufbar sei.
Gleichzeitig betonte das Gericht, dass berechtigte Interessen der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind, insbesondere wenn sie privat keinen Zugang zum Online-Portal haben. In solchen Fällen müsse der Arbeitgeber eine Einsicht im Betrieb ermöglichen.
Ungeklärte Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats
Das BAG konnte keine abschließende Entscheidung treffen, da nicht geklärt war, ob der Konzernbetriebsrat für die Einführung und den Betrieb des digitalen Postfachs zuständig war. Diese Frage muss nun das Landesarbeitsgericht im weiteren Verfahren klären.
