Wie war die gewünschte Liefermenge? Zu welchem Preis und auf welche Kostenstelle buche ich die Rechnung? E-Rechnungen liefern hier nicht nur schnell, sondern auch automatisiert Antworten, ohne sich durch dicke Aktenstapel zu wühlen und Angaben händisch in Buchungssysteme zu übertragen. Konkret wird von einer E-Rechnung gesprochen, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird und somit eine automatische Verarbeitung erlaubt.
Automatisierte Übernahme von Informationen aus E-Rechnungen bringt Vorteile
Mit 59 % nutzt nun erstmals über die Hälfte der Unternehmen, die Rechnungen in digitaler Form stellen, solche E-Rechnungsstandards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Unter großen Unternehmen ab 500 Beschäftigten sind es sogar 96 %, unter mittleren mit 100 bis 499 Beschäftigten 82 %, unter kleineren von 20 bis 99 Beschäftigten allerdings erst 52 %. Insgesamt setzt sich damit der deutliche Trend hin zu E-Rechnungen fort: Im Vorjahr lag der Anteil noch bei 45 %, 2020 bei nur 30 % und 2018 sogar erst bei 19 %. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 500 Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigen befragt wurden.
„Die automatisierte Übernahme von Informationen aus E-Rechnungen in bestehende digitale Abrechnungssysteme reduziert den Zeitaufwand, die Fehleranfälligkeit und Kosten. E-Rechnungen sind deshalb ein wichtiger Baustein, um bestehende digitale Büroprozesse zu optimieren und gerade die Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Im Vergleich zur Rechnungsstellung auf Papier lassen sich E-Rechnungen zudem sowohl sicherer als auch ressourcenschonender zustellen und archivieren. Gerade im Zuge der Digitalisierung der Arbeitswelt und des Homeoffice sollte sich jedes Unternehmen deshalb damit auseinandersetzen, wie E-Rechnungsformate eingebunden werden können.“
Formate unterscheiden sich
Dabei ist digitale Rechnung aber nicht gleich digitale Rechnung: Neben strukturierten E-Rechnungen greifen Unternehmen auch auf digitale Rechnungen in unstrukturierten Formaten wie Standard-PDFs zurück. 63 % der Unternehmen, die Rechnungen in digitaler Form stellen, setzen dafür auch Standard-PDFs ein. Insgesamt hat die Rechnung auf Papier zunehmend ausgedient: Lediglich 8 % der Unternehmen erstellen Rechnungen noch ausschließlich in Papierform, vor fünf Jahren waren es noch 14 %. Dem gegenüber erstellt jedes vierte Unternehmen (73 %) mittlerweile sogar mindestens die Hälfte seiner Rechnungen in digitaler Form, also entweder im E-Rechnungsformat oder als Standard PDF. 2018 waren es erst 53 %.
