Im Zusammenhang mit der Abzugsfähigkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmers eines selbstständig tätigen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn nach der Einnahme-Überschussrechnung ermittelt, hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 24.03.2026 (VIII R 6/24) die für solche Aufwendungen geltende Aufzeichnungspflicht in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht konkretisiert. Diese Anforderungen sind einzuhalten. Ein Verstoß führt dazu, dass die Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig sind.
Darum ging es im Streitfall
Der selbstständige Kläger bewohnte ein Eigenheim bestehend aus Keller, Erd- und Obergeschoss sowie ausgebautem Dachgeschoss. Seine selbstständige Tätigkeit übte er in dem als Arbeitszimmer eingerichteten Dachgeschoss aus. Daneben nutzte er eine im Erdgeschoss gelegene Bibliothek. Im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung für das Streitjahr erklärte der Kläger unter anderem einen Verlust aus freiberuflicher Tätigkeit. Dem lagen Absetzung für Abnutzung (AfA) auf unbewegliche Wirtschaftsgüter sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zugrunde.
Finanzamt moniert Betriebsausgabenabzug
Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung reduzierte das Finanzamt die AfA-Beträge und die weiteren Betriebsausgaben für das Arbeitszimmer. Hiergegen legte der Kläger Einspruch ein. Das Finanzamt berücksichtigte daraufhin einen höheren Betriebsausgabenabzug für die Kosten des Arbeitszimmers. Mit seiner Klage begehrte der Kläger weiterhin einen Betriebsausgabenabzug in der von ihm erklärten Höhe. Das Finanzgericht (FG) wies die Klage mit der Begründung ab, dass die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer bereits dem Grunde nach nicht berücksichtigungsfähig seien, da der Kläger seine Aufzeichnungspflichten nicht erfüllt habe.
BFH fordert klare Aufzeichnungen
Der BFH hat die Auffassung des FG bestätigt. Die Berücksichtigung von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer des Klägers als Betriebsausgaben bei dessen Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit sei gemäß § 4 Abs. 7 Satz 2 EStG wegen Verletzung der Aufzeichnungspflicht aus § 4 Abs. 7 Satz 1 EStG ausgeschlossen. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG seien einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Die Erfüllung dieser Pflicht sei Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und dessen Ausstattung müssten einzeln und zeitnah in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument aufgezeichnet werden. Eine bloße Belegsammlung reiche nicht aus. Nur so sei die sachlich zutreffende Zuordnung solcher Aufwendungen und die einfache Prüfung ihrer Abziehbarkeit gewährleistet.
Im Streitfall fehle es an einer solchen Aufzeichnung. Der Kläger habe die zugrunde liegenden Belege über das Streitjahr gesammelt und erst im Rahmen der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung über sämtliche Gebäudekosten gefertigt. Auch die Erfassung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer im Formular der Einnahme-Überschussrechnung genüge den Erfordernissen des § 4 Abs. 7 EStG an eine Einzelaufzeichnung nicht Das Formular habe nur die gesonderte Erfassung der Abschreibungsbeträge und im Übrigen die Angabe der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer in einer Summe vorgesehen.
