Es kommt noch immer zu hohen Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen, aber der Trend zeigt: Digitale Tools erleichtern den Prozess für Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland mit ihrer diesjährigen Studie zu Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden in Deutschland. Für ein möglichst breites Bild wurden bundesweit 201 Finanz- und Steuerexpert*innen aus unterschiedlichen Jahresumsatzklassen, Tätigkeitsbereichen und Branchen befragt. Rund die Hälfte der Unternehmen zählt weniger als 500 Beschäftigte, 12,9 % der Firmen haben 5.000 oder mehr Mitarbeitende. Auch die Anzahl der Steuerexpert:innen in den Unternehmen variiert: 48,8 % haben bis zu fünf Personen in ihrer Steuerabteilung, immerhin 11,4 % haben intern keine Steuerfunktion. Ein erster Knackpunkt. Denn ob Feststellungen anfallen, hängt maßgeblich von der internen Organisation ab.
Weniger Feststellungen, aber weiter Nachzahlungen in Millionenhöhe
Um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Steuern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ordnungsgemäß und in korrekter Höhe zahlen, führen Betriebsprüfer Stichproben durch. Bei Großunternehmen wurden 17,5 % der Betriebe untersucht. Das Ergebnis: 2022 nahm der Staat durch diese Maßnahme 10,8 Milliarden Euro ein. 60 % der befragten Unternehmen mit Feststellungen mussten dabei eine steuerliche Mehrbelastung von bis zu 1 Million Euro tragen.
Besonders im Bereich Bilanzsteuerrecht kommt es zu wesentlichen Mehrergebnissen. Rund ein Drittel (29 %) der befragten Unternehmen muss bei der Bilanzierung von Anlagevermögen nachzahlen, 28 % bei der Bilanzierung und Bewertung von Rückstellungen.
Insgesamt ist aber ein Rückgang bei den Feststellungen zu beobachten: Bei der Untersuchung im Jahr 2018 mussten noch 75 % der befragten Unternehmen Nachzahlungen tätigen, 2022/23 waren es noch 54 %.
Erleichterte Prozesse durch digitale Lösungen
Unternehmen und Finanzämter greifen in der Betriebsprüfung zunehmend auf digitale Hilfsmittel zurück. Finanzämter können große Datenmengen digital effizient auswerten, Branchen und Unternehmen miteinander vergleichen und Abweichungen erkennen. Diese Vorfilterung hilft dabei, gezielt Organisationen zu prüfen, bei denen Auffälligkeiten entdeckt wurden.
Ebenso investieren Unternehmen in ihre steuerlichen Prozesse – mit Auswirkungen auf die Prüfungsdauer. Rund jedes dritte Unternehmen (35 %) benötigt ein bis drei Jahre für den Abschluss der Außenprüfung, 26 % lediglich bis zu 12 Monate. Auch hier sind Unterschiede zwischen den Umsatzklassen zu sehen. Jedes zweite Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 1 Milliarde (49 %) braucht maximal ein Jahr für die Betriebsprüfung, bei 27 % der Unternehmen mit einem Umsatz ab 500 Millionen Euro dauert der Prozess mehr als vier Jahre.
Unternehmen verstärken sich zunehmend durch externe Betreuung
Ein Hebel für Entlastung und weniger Fehler bei der Betriebsprüfung kann die Auslagerung an externe Steuerexpert*innen sein. Etwa vier von zehn befragten Unternehmen (39 %) greifen bei einer Außenprüfung gleichermaßen auf interne Expertise sowie externe Beratung zurück. 24 % verlassen sich hauptsächlich auf externe Beratung, wohingegen 37 % der Unternehmen eine Betriebsprüfung hauptsächlich intern abwickeln. Dabei fällt auf, dass sich mit der Coronapandemie mehr Unternehmen dafür entschieden haben, Betriebsprüfungen durch externe Expertise betreuen zu lassen: Waren es vor der Pandemie lediglich 13 % bis 16 % der Firmen, ließ jedes dritte Unternehmen, dessen Prüfung 2022/23 endete, seine Prüfung extern betreuen (32 %).
Nachholbedarf bei Tax-Compliance-Management-Systemen
Der Einsatz von digitalen Tools wird immer alltäglicher: Bei Prüfungen vor 2019 verzichteten noch 64 % auf diese Lösungen, 2022/23 waren es nur noch 29 %. Aber es ist auch noch Luft nach oben. Die Hälfte (49 %) der befragten Firmen will bei künftigen Betriebsprüfungen verstärkt auf Technologien setzen.
Eines der Hilfsmittel sind Tax-Compliance-Management-Systeme. Als effektives Managementtool helfen sie seit Neuestem auch bei der Betriebsprüfung: Mit dem passenden Antrag können bestimmte Beschränkungen der Prüfung festgelegt und so der gesamte Prozess beschleunigt werden. Aber auch was den Überblick der Unternehmen und ihren Steuerfunktionen über ihre Daten und Prozesse betrifft, zeigt unsere aktuelle Untersuchung Nachholbedarf: So gaben 61 % der befragten Unternehmen an, kein Tax CMS zu nutzen. Bei kleineren Organisationen mit weniger als 100 Millionen Euro Umsatz liegt dieser Wert sogar bei 77 %.
