Sommer – die Zeit für Betriebsausflüge. Zuwendungen des Arbeitgebers gehören allerdings zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Aufwendungen für den Betriebsausflug können jedoch steuer- und sozialversicherungsfrei sein, wenn der Arbeitgeber bestimmte Voraussetzungen beachtet, erklärt die Steuerberaterkammer Stuttgart.
Ein Betriebsausflug ist ein Event auf betrieblicher Ebene, das gesellschaftlichen Charakter hat, und gehört somit zu den Betriebsveranstaltungen, wie beispielsweise Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern. Die Teilnahme an einer solchen Veranstaltung muss grundsätzlich allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils (Abteilung, Filiale usw.) offenstehen. Wenn dies der Fall ist, können bis zu zwei Mitarbeiter-Events im Jahr steuerfrei bleiben. Nicht als Betriebsveranstaltungen einzuordnen sind Ehrungen einzelner Arbeitnehmer, wie ein runder Geburtstag, oder Veranstaltungen für Kunden bzw. Geschäftspartner.
Steuerlicher Freibetrag
Zuwendungen eines Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Rahmen des Betriebsausflugs sind bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer (inkl. Umsatzsteuer) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Zuwendung höher, muss der über 110 Euro hinausgehende Betrag versteuert werden und es fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Die Kosten oberhalb von 110 Euro pro Teilnehmer können allerdings lohnsteuerlich pauschal mit 25 Prozent versteuert werden, sodass sie im Regelfall auch sozialversicherungsfrei bleiben. Ein nicht ausgeschöpfter Teil des Freibetrags ist nicht auf den nächsten Betriebsausflug oder eine andere Betriebsveranstaltung übertragbar.
Was fällt unter den Freibetrag?
In den Freibetrag sind alle Aufwendungen für den Betriebsausflug einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um allgemeine Ausgaben handelt, wie Raum- oder Ausstattungskosten. Zu den Aufwendungen gehören Kosten für Speisen, Getränke, Eintrittskarten, kleinere Geschenke mit einem Wert von bis zu 60 Euro, Übernachtungen und Fahrten.
Auf wen sind die Kosten zu verteilen?
Die Gesamtkosten sind zu gleichen Teilen auf alle beim Betriebsausflug anwesenden Arbeitnehmer aufzuteilen. Es ist nicht auf die geplante Teilnehmerzahl abzustellen. Das bedeutet, dass, wenn der Betrag von 110 Euro pro Person nahezu erreicht ist und mehrere Personen kurzfristig, beispielsweise aufgrund von Krankheit, ausfallen, der Freibetrag dadurch überschritten werden kann. Sind auch Partner oder Angehörige zu dem Ausflug mit eingeladen, darf der Arbeitgeber für solche Begleitpersonen keinen zusätzlichen Freibetrag ansetzen. Die auf sie entfallenden Kosten sind dem betreffenden Arbeitnehmer zuzurechnen. Auch in so einem Fall kann der Kostenrahmen den Freibetrag gegebenenfalls überschreiten.
Was gilt bei der Umsatzsteuer?
Übliche Zuwendungen bis 110 Euro bei Betriebsausflügen oder anderen Mitarbeiter-Events gelten als überwiegend durch das betriebliche Interesse des Arbeitgebers veranlasst. Sie stellen deshalb umsatzsteuerrechtlich nicht steuerbare Leistungen dar. Ein Vorsteuerabzug aus den bezogenen Leistungen ist aber nur dann möglich, wenn es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung mit einer Kostengrenze von 110 Euro brutto pro Teilnehmer handelt. Wenn diese Grenze überschritten ist und der Unternehmer von vornherein beabsichtigt, die bezogenen Leistungen, wie Kosten für Getränke, im Rahmen der Betriebsveranstaltung zu verwenden, kann er dafür also keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Stellt sich erst im Nachhinein heraus, dass die 110-Euro-Grenze je Teilnehmer überschritten worden ist, dann ist bei erfolgtem Vorsteuerabzug ggf. eine spätere Umsatzbesteuerung vorzunehmen. Umsatzsteuerlich ist außerdem von einer Freigrenze auszugehen, das heißt, bei Aufwendungen von mehr als 110 Euro pro Teilnehmer unterliegt der gesamte Betrag der Umsatzsteuer, nicht nur der Teil, der den lohnsteuerlichen Freibetrag übersteigt.
(StBK Stuttgart, PM vom 11.08.2017/ Viola C. Didier)
