50-Euro-Sachbezug: So vermeiden Sie Stolperfallen

DB: Herr Aubry, welche Sachzuwendungen können Arbeitgeber steuerfrei zahlen?

Aubry: Bei Sachzuwendungen gem. § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG handelt es sich um eine Zuwendung des Arbeitsgebers an seinen Arbeitnehmer, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn, jedoch nicht direkt in Euro und Cent, dafür aber in Form einer Sachleistung gewährt wird. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen steuerbegünstigten und steuerfreien Gehaltsextras. Zu den steuerbegünstigten Zuwendungen zählen unter anderem der Verpflegungs-, Fahrtkosten-, Internet- oder Telefonkostenzuschuss sowie das zunehmend beliebte Dienstrad.

Steuerfrei sind beispielsweise der Betreuungskostenzuschuss, die betriebliche Altersvorsorge, die Erholungsbeihilfe sowie persönliche Geschenke und der 50-Euro-Sachbezug.

Wie der Name schon sagt, liegt die Freigrenze des 50-Euro Sachbezugs bei 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter und ist im Einkommensteuergesetz ebenfalls in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG geregelt. Für die anderen steuerfreien Bezüge gelten eigene gesetzliche Rahmenbedingungen. Die Freigrenze für Geschenke an Mitarbeitende zu persönlichen Anlässen beträgt 60 Euro pro Anlass. Es ist jedoch möglich, diese einem Mitarbeitenden auch mehrfach im Jahr, sogar innerhalb eines Monats, zu gewähren.

DB: Das klingt ja alles sehr einfach. Aber gibt es auch Stolpersteine bei den „steuerfreien Arbeitgeberleistungen“?

Aubry: Seit dem 01.01.2020 darf der steuer- und sozialabgabefreie Sachbezug nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Barauszahlung ist nicht zulässig. Die monatliche Freigrenze von 50 Euro darf zudem nicht überschritten werden. Bereits ein Cent mehr führt zur Steuer- und Abgabenpflicht der kompletten Sachleistungen.

Wichtig zu wissen ist, dass von den steuerfreien Sachzuwendungen alle Mitarbeitenden eines Unternehmens profitieren dürfen – egal ob es sich um Vollzeit- oder Teilzeitkräfte, Minijobber, Werkstudenten oder Praktikanten handelt. Und: Mitarbeitende, die den 50-Euro-Sachbezug erhalten, dürfen selbstverständlich zusätzlich auch mit steuerfreien Geschenken zu persönlichen Anlässen in Höhe von bis zu 60 Euro bedacht werden.

Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist, dass im Steuerrecht das Zuflussprinzip gilt. Arbeitgebern ist es demnach nicht möglich, Beträge zu sammeln und einmal im Jahr an die Mitarbeitenden auszuzahlen. Mitarbeitende dagegen können Gutscheine oder Beträge ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt ausgeben.

Übrigens: in welcher Höhe der Betrag bis zur maximalen Freigrenze gewährt wird, entscheidet der Arbeitgeber.

DB: Für Arbeitgeber besteht ja auch eine Dokumentationspflicht. Was gilt es dabei zu beachten?

Aubry: Arbeitgeber müssen nachweisen können, wann und in welcher Form der Sachbezug geflossen ist. Dieser muss folglich auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters als Bruttogehaltsbaustein aufgeführt werden. Beim Nettogehalt ist der Sachbezug dann wieder in Abzug zu bringen. Arbeitgeber sollten Belege und Rechnungen zum Sachbezug in digitaler Form oder Kopie aufheben.

DB: Also ist seitens des Arbeitgebers doch recht viel zu beachten …

Aubry: Der Kern aller dieser Punkte ist folgender: Arbeitgeber, die ihren Angestellten den steuerfreien Sachbezug gewähren (wollen), sollten stets auf die Rechtskonformität achten, sprich: auf die Einhaltung der aktuell geltenden gesetzlichen Vorgaben. Um das auch mit wenig administrativem Aufwand für HR zu gewährleisten, gibt es eine Vielzahl von Lösungsangeboten auf dem Markt. Die zur Verfügung stehenden Angebote sollte man vorab eingehend prüfen, um letztendlich die passende Lösung auszuwählen.

Eine Sachbezugsleistung, auf die ich noch kurz näher eingehen möchte, ist der Verpflegungszuschuss. Speziell hier ist eine korrekte Anwendung unerlässlich. In diesem Jahr kann ein Mittagessen mittels Essensmarke mit maximal 6,67 Euro bezuschusst werden. Auch hier gilt: Bei Überschreitung wird der komplette Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig. Zusätzlich besteht eine Aufzeichnungspflicht seitens der Arbeitgeber. Der Zuschuss via Essensgutscheine darf nur an Tagen ausgegeben werden, an denen der Mitarbeitende im Unternehmen anwesend ist, nicht jedoch an Urlaubs- oder Krankheitstagen. Im Übrigen besteht keine Aufzeichnungspflicht, solange maximal 15 Essensgutscheine pro Mitarbeitenden und Monat ausgegeben werden. Für Angestellte mit Auswärtstätigkeit oder auf Dienstreisen gilt der Essenszuschuss nicht, da hier Anspruch auf Spesen besteht. Der Zuschuss ist außerdem nur für Mahlzeiten, die zum unmittelbaren Verbrauch bzw. Verzehr bestimmt sind. Nicht bezuschusst werden Non-Food-Artikel oder alkoholische Getränke sowie Tabakwaren.

DB: Um nochmals auf die Freigrenze von 50 Euro zurückzukommen: Selbst wenn der Wert der gewährten Sache nicht mehr als 50 Euro beträgt, kann es passieren, dass das Finanzamt die Steuerfreiheit kippt. Denn es liegt möglicherweise keine Sachleistung mehr vor, sondern steuerpflichtiger Barlohn. Wie passiert so etwas?

Aubry: Dieser Fehler passiert, wenn zur Gewährung des Sachbezugs bestimmte Gutscheinkarten eingesetzt werden, die die Kriterien von § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) nicht erfüllen.

DB: Und wie tappt ein Unternehmen nicht in diese Fallen?

Aubry: Für Unternehmen ist es immens wichtig, passende und vertrauenswürdige Anbieter sowie deren Sachbezugslösungen auszuwählen und auf Rechtskonformität zu achten. Seit dem 01.01.2022 gestaltet sich der steuerrechtliche Hintergrund folgendermaßen: Für den Sachbezug eingesetzte Gutscheinkarten müssen ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze verpflichtend die Kriterien von § 2 Abs. 1 Nr. 10a) oder b) des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Damit sind nur noch folgende zwei Kategorien von Gutscheinkarten erlaubt:

1. § 2 Abs. 1 Nr. 10a: Begrenztes Netzwerk – Gutscheinkarten vom Einzelhandel, von Einzelhandelsketten oder regional begrenzte CityCards
2. § 2 Abs. 1 Nr. 10b: Begrenzte Produktpalette – Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie. So zum Beispiel eine Tankkarte, die ausschließlich den Erwerb von Waren und Dienstleistungen ermöglicht, die das Auto bewegen (Treibstoff, Motoröl, AdBlue etc.)

Unternehmen, die sich unsicher sind, ob ihre verwendete Gutscheinkarte rechtskonform ist, können sich an ihren Steuerberater oder die örtliche Finanzbehörde wenden und kostenfrei einen Antrag auf Anrufungsauskunft stellen.

DB: Vielen Dank für das Interview!