Ab 01.01.2020 wird die Kassensicherungsverordnung (KaSiVO) in Kraft treten. Die Verordnung betrifft überwiegend gastronomische Betriebe und soll – mit einigem bürokratischem Aufwand – Manipulationsschutz garantieren. Ob die Verordnung dies tatsächlich schafft und worauf sich betroffene Gastronomen und Hoteliers einstellen müssen, erklärt Compliance- und Geldwäsche-Expertin Dr. Christine Varga-Zschau von der Wirtschaftskanzlei Rödl & Partner.
DB: Frau Dr. Varga-Zschau, ist die KaSiVO schlicht bürokratischer Wahnsinn oder tatsächlich ein probates Instrument, um Schwarzgeldgeschäfte zu vermeiden?
Varga-Zschau: „Gastronomen erkennen die Vorteile digitaler Kassensysteme, sie sparen Zeit und Geld. Leider kam es in der Vergangenheit immer wieder vor, dass Aufzeichnungssysteme manipuliert wurden. Schwarzgeld und Steuerhinterziehung sind aber gerade in diesem Bereich für das Finanzamt oft nur schwer nachvollziehbar.
Hier greift die Kassensicherungsverordnung: Sie legt die technischen Anforderungen an elektronische Sicherungs- und Aufzeichnungssysteme im Geschäftsverkehr fest und betrifft alle digitalen Kassensysteme und Registrierkassen. Ihr Ziel ist es, sämtliche digitale Grundaufzeichnungen in Unternehmen vor Manipulationen zu schützen und nachprüfbar zu machen. Das ist durchaus ein probates Instrument, um Schwarzgeldgeschäfte zu erschweren.“
DB: Sehen Sie dennoch verbliebene Lücken?
Varga-Zschau: „Ja, denn die KaSiVO schreibt beispielsweise nicht vor, dass der Gastronom zu einer digitalen Kassenführung verpflichtet ist. Auch wenn die Vorteile digitaler Kassensysteme auf der Hand liegen, ist die Nutzung einer offenen Ladenkasse weiterhin erlaubt. Dadurch gibt es Manipulationsmöglichkeiten. Zumindest existieren nun aber für die Mehrheit der eingesetzten digitalen Kassensysteme und Registrierkassen verbindliche Vorgaben, die Schwarzgeldgeschäfte verhindern sollen.
Die strengere Regelung der Datenspeicherung durch die Verordnung bedeutet aber nicht, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Fehler können im Eifer des Gefechts passieren und das weiß auch das Finanzamt. Wenn etwas geändert werden muss, weil sich zum Beispiel eine Bedienung vertippt hat, ist es künftig notwendig, das dem Finanzamt zeitnah und nachvollziehbar mitzuteilen. Ansonsten dürfte schnell der Vorwurf einer Manipulation im Raum stehen.“
DB: Um Manipulationen entgegenzuwirken, müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Wie funktioniert dies in der Praxis? Wie wird TSE in die Kassen integriert?
Varga-Zschau: „Im Zuge der KaSiVO müssen die Kassen mit TSE ausgestattet sein und die Registrierkasse schickt alle Daten direkt an die TSE. Damit wird verhindert, dass Daten im Aufzeichnungssystem nachträglich manipuliert werden. Die technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen: Dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Das Sicherheitsmodul setzt sich aus zwei Komponenten zusammen: Der SMA (Secure Module Application) und der CSP (Crypto Service Provider). Das Sicherheitsmodul hat die Aufgabe, die erfassten Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem so zu sichern, dass sie nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Das Speichermedium sorgt dafür, dass die Grundaufzeichnungen im Aufzeichnungssystem für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Ganz entscheidend ist die digitale Schnittstelle: Sie stellt eine reibungslose Übertragung aller Daten von der Kasse an das Finanzamt jederzeit sicher.“
DB: Wie hoch ist der Aufwand für den einzelnen Unternehmer, alle Registrierkassen umzurüsten?
Varga-Zschau: „Auch wenn die neuen Anforderungen an digitale Aufzeichnungssysteme im ersten Moment nach vielen Umstellungen und Komplikationen klingen, liegt der Großteil des Aufwands bei den Kassenherstellern. Sie müssen die Kassen für die KaSiVO mit einer TSE ausstatten oder dafür auf externe Anbieter zurückgreifen.
Dennoch sind auch die Gastronomen in der Pflicht. Sie müssen sicherstellen, dass die eingesetzte Registrierkasse bzw. das genutzte Aufzeichnungssystem den Vorgaben der KaSiVO entspricht. Daher sollten sie sich frühzeitig um ein Software-Update oder eine Neuanschaffung kümmern. Das gilt insbesondere für Registrierkassen, die vor Mitte 2019 angeschafft wurden.
Außerdem ist die Registrierkasse mit der Seriennummer beim Finanzamt anzumelden und die Daten des Steuerpflichtigen wie Adresse, Steuernummer sind aktualisiert in der Kasse zu hinterlegen. Wenn sich diese Stammdaten ändern, ist vorher ein Kassenabschluss durchzuführen. Auch die Außerbetriebnahme einer angemeldeten Kasse ist dem Finanzamt mitzuteilen.
Sicherstellen sollte man auch, dass die Daten weiter rechtskonform gespeichert werden, selbst wenn die Speichermedien (USB / SD) voll sind. Bei modernen Kassensystemen bietet sich die Speicherung auf einem Server bzw. in der Cloud an.
Der Export der Daten über die integrierte Schnittstelle ermöglicht dem Finanzamt eine tiefergehende steuerliche Prüfung von Kassentransaktionen wie die Verbuchung von Gutscheinen, Trinkgeldern, etc. Das bedeutet auch, dass im Rahmen einer unangekündigten Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung sehr detaillierte Fragen zu einzelnen Kassenvorgängen gestellt werden können. Die Betriebsprüfung wird anhand des Datenexports jeden Vorgang an der Kasse auch zeitlich nachverfolgen können. Das geht soweit, dass nachvollziehbar wird, welcher Kassierer zu welcher Uhrzeit welche Artikel auf einen Tisch gespeichert hat. Als Gastronom sollte man sich darauf schon frühzeitig einstellen und nicht erst dann, wenn die Finanzbeamten vor der Tür stehen!“
DB: Es steht eine Fristverlängerung durch das Bundesfinanzministerium im Raum …
Varga-Zschau: „Grundsätzlich gilt für die Kassensicherungsverordnung die ‚Deadline‘ 01.01.2020: Digitale Kassensysteme und Registrierkassen müssen dann entsprechend aufgerüstet sein, sofern es ihre Bauart zulässt.
Der Gesetzgeber hat aber tatsächlich auch eine Schonfrist für die KaSiVo eingeräumt: Kassen, welche baulich und technisch nicht an die neuen Richtlinien für Aufzeichnungssysteme angepasst werden können, dürfen noch bis Ende 2022 genutzt werden. Das betrifft Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden. Es ist empfehlenswert, sich diese Eigenschaften vom Hersteller der Kasse schriftlich bestätigen zu lassen. So kann man unangenehmen Rückfragen seitens der Finanzverwaltung vorbeugen.
Und spätestens Ende 2022 ist ‚Schluss mit lustig‘, denn am 31.12.2022 endet die Übergangsregelung für Kassen, die nicht nachgerüstet werden können. Zu diesem Zeitpunkt müssen Gastronomiebetriebe ein Kassensystem vorweisen, welches den gesetzlichen Anforderungen entspricht.“
DB: Woran müssen betroffene Unternehmen sonst noch denken?
Varga-Zschau: „Die Umsetzung der KaSiVO soll sehr streng von den Behörden kontrolliert werden. Selbst bei zertifizierten Kassensystemen wird das Finanzamt die Umsatzdaten und Grundaufzeichnungen turnusmäßig prüfen. Dank der digitalen Schnittstelle wird der Export sämtlicher Aufzeichnungen an das Finanzamt leicht zu bewerkstelligen sein. Mithilfe einer Prüfungssoftware können Finanzbeamte eventuelle Manipulationen in der Datenaufzeichnung und -speicherung ohne zeitlichen und personellen Aufwand feststellen.
Von Ungereimtheiten in den Aufzeichnungen bis zur Einleitung eines Verfahrens wegen Verdachts der Steuerhinterziehung mit einer entsprechend hohen Strafandrohung ist es dann nur ein kleiner Schritt. Bekanntlich reicht der Rahmen von Geld- bis hin zu Freiheitsstrafen, vom Schaden für das Image ganz zu schweigen. Es ist aber auch möglich, die Nichteinhaltung der KaSiVO als Steuerordnungswidrigkeit zu betrachten und das kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Ebenfalls ab 01.01.2020 wird für elektronische Kassensysteme die Belegausgabe verpflichtend. Zu jedem Geschäftsvorfall muss dem Finanzamt ein Beleg zur Verfügung gestellt werden, unabhängig davon, ob der Kunde einen möchte oder nicht. Auch dieser Aspekt trägt dazu bei, getätigte Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und soll u.a. verhindern, dass diese im Nachhinein storniert werden.“
DB: Was raten Sie Unternehmern, die selbst jetzt noch vor einem Buch mit sieben Siegeln stehen?
Varga-Zschau: „Mein wichtigster Rat für die Zukunft: Klären Sie möglichst frühzeitig mit Ihrem Kassenanbieter, ob Ihre Kasse an das neue Aufzeichnungssystem angepasst werden kann, ob zum 01.01.2020 ein Upgrade auf die KaSiVO bereitgestellt werden kann und mit welchen Kosten zu rechnen ist. Falls ein Wechsel des Kassensystems angedacht ist, sollte man diesen auch mit einem ausreichen großen Zeitpuffer einplanen.
Die Gefahr ist groß, dass die Kassenlieferanten zum Jahresende 2019 Neu- und Bestandskunden nicht mehr hinreichend bedienen können, weil dann einfach zu viele Kassen ausgetauscht werden müssen. Man sollte auch bei jeder Neuanschaffung eine Zusicherung des Lieferanten einholen, dass eine Konformität mit den Vorgaben der KaSiVO gegeben ist.“
DB: Vielen Dank für das Interview!
Das Interview führte Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro.
