Mit dem Frühlingsputz kommt das Bedürfnis, Platz zu schaffen. Vor allem alte Unterlagen landen gerne im Aktenvernichter. Aber Vorsicht: Unternehmer sind verpflichtet, eine ganze Reihe von unternehmensrelevanten Vorgängen über einen bestimmten Zeitraum hinweg zu archivieren – ansonsten droht Ärger mit dem Finanzamt.
Kaufleute und andere unternehmerisch Tätige sind verpflichtet, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, um einzelne Geschäftsvorfälle als Basis für den Jahresabschluss zu erfassen bzw. derartige Unterlagen zwecks Überprüfungsmöglichkeit durch Dritte aufzubewahren. Dabei gehen die Bestimmungen des Steuerrechts zum Teil über die des gültigen § 257 Handelsgesetzbuch hinaus, und zwar sowohl hinsichtlich des Umfanges als auch des betroffenen Personenkreises. So muss zunächst jeder Unternehmer nach § 14b Umsatzsteuergesetz, auch wenn er keine Gewinneinkünfte bezieht oder steuerpflichtige Umsätze tätigt, erhaltene oder ausgestellte Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Ein Verstoß gegen diese spezielle Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro pro Fall geahndet werden.
Hinweispflicht zur Aufbewahrung
Eine weitere Aufbewahrungspflicht besteht für Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte über 500.000 Euro beziehen. Die Unterlagen und Aufzeichnungen für diese Einkünfte (Einnahmen und Werbungskosten) sind in aller Regel sechs Jahre aufzubewahren. Auch für Nichtunternehmer, also Privatleute oder für den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmens gelten Aufbewahrungsregeln, beispielsweise für erhaltene Rechnungen, Zahlungsbelege und andere beweiskräftige Unterlagen, die mit steuerpflichtigen Werklieferungen oder Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen. Für derartige Belege beträgt die Aufbewahrungspflicht mindestens zwei Jahre und bei Nichtbeachtung kann eine Geldbuße bis 500 Euro drohen. Wichtig für den leistenden Unternehmer: Er muss in seiner Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen.
Welche Unterlagen sind von den Aufbewahrungsfristen betroffen?
Steuerrechtlich werden die im Handelsrecht gültigen Regelungen weitestgehend auf die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten übertragen, können aber zum Teil auch weiterreichend sein. Das bedeutet in der Praxis, dass beispielsweise über die Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und diverse weitere Unterlagen hinaus auch Geschäftsbriefe, Protokolle, Zollanmeldungen etc. von den Aufbewahrungspflichten betroffen sind. Wegen der Vielzahl der Einzelnachweise empfiehlt es sich, sehr genau und individuell zu prüfen, welche Belege der zehn- beziehungsweise sechsjährigen Aufbewahrungspflicht zuzuordnen sind.
BilMoG führt zu Abweichungen
Abweichungen zwischen Handels- und Steuerrecht ergeben sich beispielsweise durch die mit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz eingeführte Vorschrift zur Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars für einen definierten Personenkreis. Danach brauchen Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatzerlöse und 50.000 Euro Jahresüberschuss erzielt haben, die diesbezüglichen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (§ 238 bis § 241) nicht anzuwenden. Wohl aber sind all die steuerrelevanten Unterlagen für den Fiskus aufzubewahren, die mit Umsätzen und Gewinnerzielung zu tun haben.
(Steuerberaterkammer Stuttgart vom 23.03.2016 / Viola C. Didier)
