Nutzen Arbeitnehmer für Dienstreisen ihren privaten Pkw, obwohl ein kostenlos nutzbarer Firmenwagen bereitsteht, können die dadurch entstehenden Mehrkosten steuerlich unangemessen und damit nicht abziehbar sein. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 21.01.2026 (VI R 30/24) entschieden.
Darum ging es im Streitfall
Der Kläger war Arbeitnehmer einer Aktiengesellschaft und durfte einen Firmenwagen auch privat nutzen. Für berufliche Fahrten übernahm die Arbeitgeberin die Tankkosten des Firmenwagens vollständig. Die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für Dienstreisen war nur ausnahmsweise vorgesehen; dann erstattete die Arbeitgeberin lediglich 0,30 € pro Kilometer.
Trotzdem fuhr der Kläger im Jahr 2021 drei Dienstreisen nicht mit dem Firmenwagen, sondern mit seinem privaten Sportwagen der Mittelklasse. Den Firmenwagen nutzte währenddessen seine Ehefrau. In der Einkommensteuererklärung machte der Kläger für 1.648 Kilometer Fahrtkosten von 3.758 € geltend. Grundlage war ein selbst ermittelter Kilometersatz von 2,28 €.
Das Finanzamt erkannte diese Kosten nicht an. Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Kläger zunächst Recht. Der Bundesfinanzhof hob dieses Urteil nun auf.
Grundsatz: Dienstreisekosten mit Privatwagen können Werbungskosten sein
Der BFH bestätigt zunächst den allgemeinen Ausgangspunkt: Nutzt ein Arbeitnehmer für berufliche Auswärtstätigkeiten sein privates Fahrzeug, kann er grundsätzlich die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend machen. Dazu darf ein individueller Kilometersatz auf Basis der jährlichen Fahrzeugkosten berechnet werden. Dieser Grundsatz half dem Kläger jedoch nicht. Denn im konkreten Fall kam eine weitere steuerliche Grenze zum Tragen. Aufwendungen, die die private Lebensführung berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen sind, dürfen nicht steuermindernd berücksichtigt werden.
Private Motivation steht im Vordergrund
Entscheidend war für den BFH, warum der Kläger den Privatwagen nutzte. Einen beruflichen Grund für die Wahl des privaten Fahrzeugs gab es nicht. Der Kläger fuhr damit, damit seine Ehefrau während seiner Abwesenheit den Firmenwagen nutzen konnte.
Damit beruhte die sogenannte „Über-Kreuz-Nutzung“ nach Auffassung des Gerichts ausschließlich auf privaten Gründen. Die Dienstreisen selbst waren zwar beruflich veranlasst. Die zusätzlichen Kosten durch den Privatwagen entstanden aber nur deshalb, weil der eigentlich vorgesehene und kostenfreie Firmenwagen privat anderweitig genutzt wurde.
Kein Abzug wegen unangemessener Kosten
Ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger hätte in dieser Lage die zusätzlichen Kosten nicht auf sich genommen, so der BFH. Bei Nutzung des Firmenwagens wären dem Kläger keine Fahrtkosten entstanden, weil die Arbeitgeberin diese übernommen hätte.
Deshalb seien die Aufwendungen für die drei Dienstreisen mit dem Privatwagen in voller Höhe unangemessen. Es komme nicht darauf an, ob die Kosten im Verhältnis zu den Einkünften des Klägers noch vertretbar erscheinen. Maßgeblich sei vielmehr, dass der Mehraufwand allein aus privaten Gründen verursacht wurde.
