Was ist überhaupt die gesetzliche Schriftform?
Wenn wir von Schriftform reden, ist die eigenhändige Unterschrift auf einem Papierdokument gemeint („wet inc“). Diese Schriftform kann – sofern dies im Gesetz nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist (so etwa bei der Kündigung des Arbeitsvertrages) – durch eine elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form verlangt eine sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“ (qeS). Dazu ist eine besondere Zertifizierung erforderlich. Einfache E-Mails genügen daher nicht der elektronischen Form; hier wird schlicht von der Textform gesprochen.
Gibt es aktuell ein Formerfordernis für die Wirksamkeit von Arbeitsverträgen?
Arbeitsverträge können auch bisher wirksam ohne jegliche Formvorschriften – also auch mündlich, per E-Mail oder WhatsApp – abgeschlossen werden. Sie sind auch vollumfänglich wirksam.
Das Gesetz schreibt aber in einigen Fällen die Beachtung einer Schriftform vor: So ist etwa die Befristung eines Arbeitsvertrages nur unter Beachtung der Schriftform wirksam. Die Missachtung der Form führt aber nicht zu einem unwirksamen Arbeitsvertrag, sondern zu einem unbefristeten Arbeitsvertrag. Ebenso bedarf die Vereinbarung eines wirksamen nachvertraglichen Wettbewerbsverbots der Schriftform. Auch im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung gelten besondere Schriftformerfordernisse. Hier bedarf etwa der sogenannte Überlassungsvertrag zwischen Verleiher und Entleiher der Schriftform.
Was regelt das sogenannte Nachweisgesetz?
Beim Nachweisgesetz geht es nicht um die Wirksamkeit der Arbeitsverträge. Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber, bestimmte zentrale Vertragsbedingungen aufzuschreiben, damit die Beschäftigten diese besser nachvollziehen können. Dies gilt etwa für die Arbeitszeit, die Vergütung, anwendbare Tarifverträge oder das bei der Kündigung einzuhaltende Verfahren u.v.m. Diese Nachweise müssen nicht zwingend im Arbeitsvertrag enthalten sein, sondern können sich auch in einem gesonderten Nachweisschreiben befinden.
Zum 01.08.2022 gab es einige vielbeachtete Änderungen des deutschen Nachweisgesetzes: Diese gingen zurück auf die Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie ((EU) 2019/1152). Neben einer Erweiterung der Nachweispflichten wurde – was sehr umstritten und europarechtlich nicht zwingend war – für die Erfüllung der Nachweispflichten die gesetzliche Schriftform festgelegt und die elektronische Form ausgeschlossen. Damit müssen die Informationspflichten aus dem Nachweisgesetz – nicht zwingend die Arbeitsverträge selbst – schriftlich ausgefertigt, unterschrieben und den Beschäftigten ausgedruckt übergeben werden. Gerade in digital aufgestellten Personalabteilungen sorgt dies für eine erhebliche Mehrarbeit. Hinzu kommt, dass Verstöße sogar als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden können.
Beachte: Es geht im Bereich des Nachweisgesetzes nicht um die Rechtswirksamkeit des Arbeitsvertrages, sondern um die Pflicht zum Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen. Das Nachweisgesetz wurde erst zum 01.08.2022 vom Gesetzgeber angepasst und es wurde dort trotz viel Kritik an der gesetzlichen Schriftform festgehalten.
Was ist nun geplant?
Mit dem „Vierten Bürokratieentlastungsgesetz“, das aktuell als Beschlussdrucksache mit dem Stand vom 15.03.2024 vorliegt (BR-Drucks. 129/24), möchte der Gesetzgeber einige Entlastungen umsetzen. Dort ist auch eine erneute Änderung des Nachweisgesetzes vorgesehen. Zunächst sollte der Nachweis der Arbeitsbedingungen in Schriftform entfallen, wenn bereits der Arbeitsvertrag in einer elektronischen Form abgeschlossen wurde. Wie oben dargestellt bedeutet dies aber, dass Arbeitgeber und Beschäftigte über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen und den Arbeitsvertrag auf diese Weise signieren müssen. Das wird in der Praxis bereits deshalb unüblich, weil der Großteil der Beschäftigten nicht über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt.
In der aktuellen Stellungnahme des Bundesrates (BR-Drucks. 129/24 [Beschluss]) regt dieser die generelle Einführung der Textform an. Danach soll § 1 des Nachweisgesetzes lauten:
„(1) Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen ist in Schriftform oder, sofern die Vertragsbedingungen für den Arbeitnehmer zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält, in Textform zur Verfügung zu stellen und zu übermitteln.“
Es bleibt abzuwarten, ob sich diese Formulierung im weiteren Gesetzgebungsverfahren durchsetzen wird oder ob es noch Änderungen gibt. Da bereits am 21.03.2024 ein Schreiben von Bundesjustizminister Heiko Buschmann öffentlich wurde, in dem die Einführung der Textform im Nachweisgesetz angekündigt wurde, wird mit einer entsprechenden Anpassung aber wohl zu rechnen sein.
Was sind die Folgen?
Sofern sich die oben genannte Änderung des Nachweisgesetzes durchsetzen wird, hätte dies konkret folgende Auswirkungen:
1. Arbeitsverträge können – wie bisher – formfrei abgeschlossen werden. Das bedeutet: auch die wirksame Befristung oder die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbotes bedarf weiterhin zwingend der Schriftform.
Beachte: Bei der in vielen Arbeitsverträgen vorgesehenen Beendigung im Fall des Erreichens der Regelaltersgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung handelt es sich um eine Befristung. Damit diese wirksam ist, muss der Vertrag der gesetzlichen Schriftform genügen oder – jedenfalls nach herrschender Meinung – qualifiziert elektronisch signiert sein. Andernfalls wäre die Befristung unwirksam und der Beschäftigte könnte verlangen, über die Regelaltersgrenze hinaus beschäftigt zu werden. Jedoch wäre diese Unwirksamkeit innerhalb der vorgesehenen Fristen geltend zu machen. In der Praxis bildet dies daher eher die Ausnahme.
In einem jüngst veröffentlichten Urteil hat ein Arbeitsgericht – soweit ersichtlich – erstmals bestätigt, dass die für die Befristung erforderliche Schriftform auch durch die Verwendung der qeS gewahrt werden kann (ArbG Gera vom 07.03.2024 – 2 Ca 936/23).
2. Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz soll künftig in Textform (statt bisher der Schriftform) erfolgen können. Enthält damit bereits der in Textform abgeschlossene Arbeitsvertrag alle Nachweise nach dem Nachweisgesetz, ist keine weitere Erklärung mehr erforderlich.
3. Erforderlich soll auch künftig sein, dass das Dokument für die Beschäftigten zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Dazu wird aber voraussichtlich eine Empfangsbestätigung per Mail ausreichen. Einzelheiten hierzu sind aber noch nicht bekannt.
Der große Durchbruch sind die Neuregelungen damit keineswegs. Im Grundsatz wird eine bereits im Jahr 2022 vielfach geforderte Anpassung des Nachweisgesetzes nun endlich umgesetzt. Dennoch werden die geplanten Neuregelungen aber die Arbeit der Personalabteilungen in vielen Bereichen erleichtern. So können Unternehmen nun digitale Personalakten führen und müssen nicht wieder zur Schriftform zurückkehren, um die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen.
Vor einem unüberlegten Abschluss aller Arbeitsverträge per E-Mail oder WhatsApp – wie dies einige Medienberichte suggerieren – muss aber weiterhin gewarnt werden. Auch Kündigungen und Aufhebungsverträge bedürfen weiterhin der gesetzlichen Schriftform.
